5 điều cần làm để họp phòng ban hiệu quả

Kỹ năng mềm

Chuyện họp hành đã trở thành nỗi ám ảnh của nhiều người. Nhất là có hàng loạt cuộc họp trong cùng một lúc gây cảm giác “bội thực” . Vậy sao không nhìn qua 5 điều cần làm để có các cuộc họp phòng ban hiệu quả.

họp hiệu quả

Mỗi khi Sếp phòng ban kêu họp là mọi người xung quanh đều la ó, than vãn. Không phải vì mọi người lười biếng hay trốn tránh trách nhiệm. Mà do có nhiều cuộc họp kéo dài đến vài tiếng nhưng vẫn chưa giải quyết xong vấn đề. Rất nhiều người thừa nhận rằng vào những ngày đầu tuần họ cảm thấy “bội thực” và hầu như không còn thời gian để làm việc khi họp nối tiếp họp. Vậy làm thế nào để có một cuộc họp phòng ban hiệu quả và không bị “bội thực”?

 

1. Thời gian và địa điểm nên được chốt sẵn trước một ngày

Nếu bạn là Sếp chủ trì cuộc họp nên thông báo thời gian và địa điểm cuộc họp sẽ diễn ra trước một ngày để mọi người chủ động sắp xếp thời gian phù hợp. Bạn nên biết rằng, thực tế nhiều người cứ chờ tới lúc họp mới nháo nhào đi kiếm địa điểm. Đây là việc tưởng chừng như rất đơn giản nhưng lại là nguyên nhân gây mất thời gian nhất.

 

2. Xác định mục đích cuộc họp

Xác định mục đích của cuộc họp rất quan trọng ví nếu không xác định trước, bạn và đồng nghiệp dễ dàng rơi vào “mê hồn trận”. Cả phòng ban của bạn cứ đi loanh quanh không có lối thoát. Trước khi cuộc họp diễn ra, phải  xác định cuộc họp này được diễn ra để làm gì và sẽ giải quyết các vấn đề gì. Như thế thì cuộc họp phòng ban hiệu quả sẽ nhanh chóng và tiết kiệm thời gian. Ví dụ “Cuộc họp này diễn ra để giải quyết vấn đề XYZ” hay “Cuộc họp này được tiến hành để xin ý kiến mọi người về dự án XYZ”.

 

3. Chuẩn bị tài liệu trước khi vô phòng họp

Nếu bạn là người tham dự cuộc họp, bạn nên nắm rõ nhiệm vụ  của mình. Và có trách nhiệm photo sẵn những tài liệu cần thiết trước khi vô phòng họp. Tránh trường hợp mọi người an tọa rồi mới đi photo hay bạn đem theo một đống tài liệu nhưng không có cái nào liên quan đến cuộc họp.

 

4. Cân nhắc kỹ người tham dự cuộc họp

Bạn là người chủ trì cuộc họp thì nên cân nhắc kỹ “Số lượng” không nói lên được “chất lượng”. Thay vì cuộc họp đó diễn ra chỉ cần 4 người, nhưng có tới 10 người tham dự. Vấn đề sẽ rắc rối hơn khi có người không nắm rõ mục đích cuộc họp. Điều này sẽ ảnh hưởng đến chất lượng cuộc họp.   Ngoài ra, bạn hãy cân nhắc khi mời đến những hội sau:

  • Hội “Bà tám”: là những người tích cực đóng góp ý tưởng và sáng kiến cho bạn. Mặt khác họ cũng là những người thích nói chuyện “vặt” trong giờ họp.
  •  Hội “Anti-social”: là những người chỉ ngồi yên một chỗ và sẽ không đưa ra ý kiến hay bất cứ phát biểu nào.  Tuy nhiên một khi họ phát biểu ý kiến thì đấy là những ý kiến đáng giá.
  • Hội “Lan quyên”: một trong những nguyên nhân chính khiến cuộc họp kéo dài là đây. Họ hay đưa cuộc họp đi xa vấn đề chính và phát biểu không liên quan gì đến cuộc họp.
  • Tiểu đội “Luôn luôn lắng nghe, luôn luôn không thấu hiểu”: là một nhóm người đi họp rất đúng giờ và luôn luôn “gật đầu” với mỗi ý kiến được trình bày. Nhưng khi hỏi lại thì họ không hiểu vấn đề nãy giờ mọi người đang nói là gì
  • Hội “Bùi lan”: là những người hay bàn lui các vấn đề cần giải quyết. Ngoài ra, họ hay phản bát những ý kiến được đề xuất mà không đưa ra hướng giải quyết nào
  • Và còn nhiều hội khác nữa …

 

5. Người chủ trì giữ cho cuộc họp phòng ban hiệu quả nhất

Quan trọng nhất là một người chốt lại ý kiến và đưa ra quyết định cuối cùng và người đó nên người chủ trì cuộc họp. Bạn nên biết không phải tất cả vấn đề nào cũng được giải quyết ổn thoải. Nếu không ai chịu đứng ra ghi nhận và chắt lọc lại ý kiến của mọi người. Hơn nữa, người chủ trì đóng vai trò rất quan trọng vì bạn sẽ là người đưa mọi thoát khỏi “mê hồn trận” đưa mọi người quay lại vấn đề chính.

Hữu ích hãy share bạn nha!
Không có phản hồi

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.

Kỹ năng mềm
1
Kỹ năng xây dựng thời gian biểu hiệu quả

Những kiến thức trong bài này sẽ giúp bạn xóa tan những nỗi lo lắng về việc lên kế hoạch và thời gian biểu học tập của mình. Đây chính xác là những kỹ năng xây dựng thời gian biểu hiệu quả mà  hàng ngàn bạn học sinh bước đầu tiên …

Kỹ năng mềm
Khám phá độ stress chỉ qua 2 bức hình

Stress là vốn tình trạng căng thẳng thần kinh khi một người thường xuyên phải chịu áp lực hoặc làm việc quá tải trong một khoảng thời gian dài. Vấn đề đáng báo động hiện nay đó là những người bị stress thường không nhận thức được mức độ nặng …

Kỹ năng mềm
Quy luật TANTRUM : 5 cấp độ cảm xúc khi trẻ ăn vạ

Quy luật Tantrum trong thuật ngữ tiếng Anh là “sự bướng bỉnh và giận dữ“, diễn ra khá thông thường ở trẻ nhỏ. Điều này có đôi lúc đi quá đà với những biểu hiện khá mãnh liệt ở trẻ. Ví như nằm lăn lộn xuống đất, khóc và la hét …