Làm việc theo quy tắc 5S của người Nhật

Kỹ năng mềm

Đây là kỹ năng dành cho cấp quản lý – Xuất phát từ triết lý con người là trung tâm của mọi sự phát triển, mô hình thực hành quy tắc 5S đã được áp dụng tại Nhật bản như một nền tảng để áp dụng thành công hệ thống quản lý chất lượng. 5S tạo ra một môi trường sạch sẽ, tiện lợi và giúp cho tổ chức/doanh nghiệp, tạo điều kiện cho việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng, đem lại niềm tin cho khách hàng.

Quy tắc 5S là một công cụ quan trọng, không thể thiếu trong bất kỳ một tổ chức nào muốn hướng đến mô hình đẳng cấp thế giới. Trong khi công cụ này đã rất phổ biến và được áp dụng thành công ở nhiều doanh nghiệp tại Nhật Bản và trên thế giới. Hiểu đúng, có tiếp cận thích hợp và kế hoạch triển khai rõ ràng, nhất quán giúp tổ chức thành công và phát triển.

Theo từ gốc tiếng Nhật, 5 chữ S trong mô hình 5S là viết tắt của Seiri (Sàng lọc), Seiton (Sắp xếp), Seiso (Sạch sẽ), Seiketsu (Săn sóc), Shitsuke (Sẵn sàng).

quy tắc 5S

Quy tắc 5S: Bước 1 (Seiri – Sàng lọc)

Trong bước này, mục đích là sàng lọc những vật dụng không cần thiết tại nơi làm việc và loại bỏ chúng. Điều quan trọng nhất là mọi người trong tổ chức cần đảm bảo xác định và phân loại được các dụng cụ, đồ dùng theo tần suất sử dụng:

Những thứ chắc được cần đến thường xuyên trong quá trình hoạt động.
Những thứ thình thoảng cần đến trong quá trình hoạt động.
Những thứ được cho là không còn được cần đến trong tương lai.
Những thứ mà tổ chức không cần đến nữa.

Trong quá trình này, cần đảm bảo tổ chức BIẾT một cách chắc chắn về những câu trả lời này chứ không chỉ dừng lại ở những suy nghĩ và suy luận. Mọi người luôn nhớ rằng các vận dụng thừa ra không dùng đến cũng gây ra lãng phí về mặt tiền bạc để cất giữ. Vì vậy, nguyên tắc đơn giản là “Đừng giữ những gì mà tổ chức không cần đến”!

Khi thực hiện sàng lọc, cần đảm bảo việc loại bỏ những lãng phí ngay tại nguồn thông qua 7 bước sau đây:

  • Xác định mức độ bụi bẩn / rò rỉ.
  • Thực hiện việc tổng vệ sinh.
  • Tìm hiểu nguyên nhân gốc rễ của các hiện tượng phát hiện trên hiện trường.
  • Xác định những khu vực “xấu” nhất trong phạm vi xem xét.
  • Liệt kê một cách chi tiết các nguyên nhân cho khu vực này.
  • Quyết định phương châm hành động hiệu quả.
  • Lên kế hoạch tiến độ và ngân sách (nếu cần thiết) cho việc triển khai.

Quy tắc 5S: Bước 2 (Seiton – Sắp xếp)

Trong giai đoạn này mọi thứ cần được xếp đặt vào đúng chỗ của mình. Sắp xếp mọi thứ ngăn nắp, theo một trật tự nhất định, tiện lợi khi sử dụng. Trả lời các câu hỏi như: “Cái gì?” “Ở đâu?”, “Bao nhiêu?”, … .

Nguyên tắc bố trí các vị trí lưu giữ là dựa trên tần xuất sử dụng:

  • Những thứ thường xuyên sử dụng được sắp xếp gần với vị trí làm việc
  • Những thứ ít sử dụng được sắp xếp xa vị trí làm việc.
  • Trong phạm vi khu vực sản xuất, tổ chức cần xác định rõ ràng các khu vực đi lại, khu vực làm việc, khu vực nghỉ ngơi, … .
  • Các màu sắc khác nhau có thể được sử dụng để phân biệt mỗi khu vực (ví dụ: màu đỏ cho các vị trí để trang thiết bị phòng cháy chữa cháy, và các khu vực nguy cơ cao về an toàn, màu vàng cho giới hạn khu vực đi lại). Cần lưu ý để các vật dụng thiết yếu như bình chữa cháy và các trang thiết bị an toàn luôn dễ nhìn và dễ tiếp cận.

Các vị trí lưu giữ cần được đảm bảo thích hợp với mục đích sử dụng, được duy trì tốt, các dụng cụ dễ được tìm thấy, có hình thức nhận biết rõ ràng với dụng cụ và các vị trí. Điều quan trọng là có vị trí cho từng thứ và mọi thứ phải ở đúng vị trí.

Quy tắc 5S: Bước 3 (Seiso – Sạch sẽ)

Là vệ sinh tại nơi làm việc sao cho không còn rác hay bụi bẩn tại nơi làm việc (kể cả trên nền nhà, máy móc và thiết bị). Tổ chức cần lên kế hoạch cho việc kiểm vệ sinh thường xuyên để tạo ra và duy trì một môi trường làm việc gọn gàng và sạch sẽ. Trách nhiệm cần được thiết lập và gắn cho từng khu vực cụ thể và đảm bảo quy định rõ ràng về vai trò và trách nhiệm trong việc về sinh và kiểm tra.

Trong bước này, tổ chức cần thiết lập được các chu trình thường xuyên cho duy trì môi trường làm việc sạch sẽ (ví dụ: 5 phút 5S mỗi đầu cuối ngày, 30 phút 5S mỗi chiều Thứ Sáu). Một điều cần quan tâm là đảm bảo việc vệ sinh phải trở thành một hoàn động thường xuyên, liên tục, được giám sát, mọi nhân viên coi đó là niềm tự hào và giá trị đóng góp cho tổ chức.

Sự sạch sẽ là một điều kiện cơ bản cho chất lượng. Vì vậy, một khi khu vực làm việc đã sạch sẽ, nó cần được duy trì.

Quy tắc 5S: Bước 4 (Seiketsu – Săn sóc) 

Là luôn săn sóc, giữ gìn nơi làm việc luôn sạch sẽ, thuận tiện và có năng suất bằng cách liên tục thực hiện Seiri, Seiton, Seiso. Tổ chức cần xác định tiêu chuẩn cho những điều được coi là bất thường. Và làm cho chúng trở nên trực quan, dễ nhận, viết đối với nhân viên.

Điều này bao gồm:

  • Việc thiết kế các nhãn mác rõ ràng và tiêu chuẩn cho các vị trí, dụng cụ, thiết bị và đặt chúng ở những vị trí quy định.
  • Hình thành các chỉ số (và cách nhận biết) khi các giới hạn bị vượt (ví dụ đồng hồ áp lực, đồng hồ nhiệt độ, mức nguyên liệu trong thùng nạp,…)
  • Vẽ sơ đồ đánh dấu vị trí khi các đồ vật/dụng cụ được mang đi hoặc trả lại vị trí.

Ngoài ra, duy trì tiêu chuẩn cũng cần đến việc thiết lập, thống nhất và duy trì:

  • Tiêu chuẩn về sự sạch sẽ.
  • Các quy trình để duy trì tình trạng tiêu chuẩn.
  • Đánh dấu và ghi nhãn thống nhất cho toàn bộ các đồ vật/dụng cụ.
  • Thiết lập phương pháp thống nhất cho chỉ thị về giới hạn, xác định các vị trí,….

Quy tắc 5S: Bước 5 (Shitsuke – Sẵn sàng hay nói cách khác Kỷ luật )

Khó khăn lớn trong thực hiện 5S là việc tuân thủ các quy định. Vì vậy, cần tạo thành một nề nếp, thói quen tự giác làm việc tốt, duy trì môi trường làm việc thuận tiện. Tổ chức cần hình thành và củng cố các thói quen thông qua hoạt động đào tạo và các quy định về khen thưởng, kỷ luật.

Trong bước này, việc đào tạo các quy trình mới nên được thực hiện thông qua các hình ảnh trực quan hơn là lới nói. Luôn đảm bảo mọi người (liên quan) đều tham gia vào việc phát triển các tài liệu tiêu chuẩn như bảng kiểm tra, tiêu chuẩn thao tác.

Ngoài ra, tổ chức cần đảm bảo thực hiện đúng, còn những gì không đúng phải được nhận biết và xử lý. Hãy đảm bảo mọi người đều hiểu và thống nhất thực hiện bởi nếu không có đào tạo và kỷ luật, các bước khác của 5S sẽ không thể thành công.

 

Thực hành quy tắc 5S là một chương trình đòi hỏi sự tham gia của tất cả mọi người trong tổ chức/doanh nghiệp. Đây là một phương pháp hiệu quả để huy động con người, cải tiến môi trường làm việc và nâng cao năng suất.

Nguyên tắc của Thực hành quy tắc 5S hết sức đơn giản. Nó không đòi hỏi phải dùng các thuật ngữ hay phương pháp phức tạp nào trong quá trình thực hiện. Thành công trong thực hành sẽ giúp các tổ chức/doanh nghiệp đạt được năng suất cao hơn thông qua:

  • Xây dựng một môi trường sạch sẽ, ngăn nắp
  • Mọi người trong cũng như ngoài công ty dễ dàng nhận thấy rõ kết quả
  • Tăng cường phát huy sáng kiến
  • Nâng cao ý thức kỷ luật trong cơ quan
  • Chỗ làm việc trở nên thuận tiện và an toàn
  • Cán bộ công nhân viên tự hào về nơi làm việc
  • Xây dựng hình ảnh tổ chức/doanh nghiệp, đem lại cơ hội trong kinh doanh…
Hữu ích hãy share bạn nha!
Không có phản hồi

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *

Website này sử dụng Akismet để hạn chế spam. Tìm hiểu bình luận của bạn được duyệt như thế nào.

Kỹ năng mềm
Công thức giúp bạn thành công trên sự nghiệp

Gửi bạn bài viết rất hay về quy luật 4-2-72-21. Rất đơn giản mà cực kỳ hiệu quả giúp bạn giải quyết được khá nhiều việc trong cuộc sống mà mình vẫn luôn nghĩ là ‘quá bận rộn’. 4 GIÂY – 2 PHÚT – 72 GIỜ VÀ 21 NGÀY: CÔNG …

Kỹ năng mềm
1
Kỹ năng xây dựng thời gian biểu hiệu quả

Những kiến thức trong bài này sẽ giúp bạn xóa tan những nỗi lo lắng về việc lên kế hoạch và thời gian biểu học tập của mình. Đây chính xác là những kỹ năng xây dựng thời gian biểu hiệu quả mà  hàng ngàn bạn học sinh bước đầu tiên …

Kỹ năng mềm
Khám phá độ stress chỉ qua 2 bức hình

Stress là vốn tình trạng căng thẳng thần kinh khi một người thường xuyên phải chịu áp lực hoặc làm việc quá tải trong một khoảng thời gian dài. Vấn đề đáng báo động hiện nay đó là những người bị stress thường không nhận thức được mức độ nặng …