Những điều cần lưu ý khi giao tiếp và làm việc tại công sở

Kỹ năng mềm

Nghi thức văn phòng là một cái gì đó giúp làm phẳng các tương tác hàng ngày của bạn trong văn phòng. Thân thiện với những người mà có lẽ không bao giờ bạn muốn mời về ăn tối là điều cần thiết để có một kết quả tốt cho công việc. Việc đảm bảo nghi thức văn phòng giúp cả hai đều tồn tại ngay cả khi có sự căm ghét lẫn nhau hoặc không quan tâm tới nhau. Hơn nữa, nghi thức văn phòng đảm bảo rằng bạn không trở thành kẻ thù số một trong văn phòng vì bạn đã chọc giận những người có thói quen xấu hoặc nhận xét không tốt về họ. Không phải là bạn đang cố tình muốn trở thành một kẻ khó ưa trong văn phòng nhưng có một số hành động vô tình của bạn có thể khiến cho người khác cảm giác khó chịu hay cảm thấy không vui.

1. Thực hành nghi thức xã giao trong văn phòng. Thuật ngữ nghi thức văn phòng có thể khiến bạn liên tuởng ngay đến những điều lệ, nguyên tắc cứng nhắc và hình thức nhưng trong thực tế thì nó rất đơn giản. Nghi thức văn phòng là một tập hợp các quy tắc, phép lịch sự tối thiểu để giúp bạn hợp tác tốt cùng với những người khác trong bối cảnh văn phòng. Cũng như sống trong xã hội, môi trường văn phòng cũng đòi hỏi chúng ta phải thực hiện một loạt các điều lệ và các quy tắc, quan sát hành vi phù hợp trong bối cảnh công việc, mối quan hệ nhóm và học hỏi kinh nghiệm làm việc thú vị từ ngày này qua ngày khác. Hơn nữa, nghi thức văn phòng là chìa khóa quyết định yếu tố các đồng nghiệp sẽ đối xử như thế nào với bạn và hỗ trợ mỗi khi bạn cần giúp đỡ. Các cách mà bạn thể hiện mình trong môi trường văn phòng sẽ dễ dàng giúp bạn có thể hòa đồng và tồn tại trong “gia đình thứ hai” này.

2. Hãy đúng giờ. Đúng giờ là rất quan trọng, đặc biệt là nếu bạn có một cuộc hẹn. Nó cho thấy rằng bạn tôn trọng thời gian của các đồng nghiệp của bạn và điều đó cũng sẽ buộc họ phải tôn trọng thời gian của bạn. Các câu nói nổi tiếng mà sẽ phù hợp trong tình huống này là “Thời gian và thủy triều không cờ đợi ai cả”. Dẫn dắt bằng một ví dụ và mọi thứ khác sẽ đi đúng vào quỹ đạo. Tránh việc đến muộn hơn sếp của bạn khi bạn là một nhân viên trẻ. Ở giai đoạn khởi đầu của công việc, việc bạn đến sớm gửi một thông điệp rõ ràng rằng bạn đang háo hức với công việc của mình và đã làm việc rất là tích cực.

3. Ăn mặc phù hợp và lịch sự. Hầu hết các văn phòng đều có đồng phục và bạn phải nghiêm túc thực hiện. Tuy nhiên, nếu bạn làm việc trong môi trường không sử dụng đồng phục thì hãy cố gắng ăn mặc một cách lịch sự nhất. Hãy nhớ rằng các văn phòng không phải là địa điểm vui chơi và bạn sẽ phải ăn mặc theo một cách mà bạn nhận được cả sự tôn trọng từ đồng nghiệp và khách hàng của bạn. Trang phục có một sức ảnh hưởng mạnh mẽ trong việc thiết lập sự tin tưởng nơi khách hàng của bạn rằng: bạn xứng đáng là nơi họ gửi gắm niềm tin và tiền bạc. Ăn mặc chuyên nghiệp hay chính là cách làm việc tỉ mỉ, cẩn thận của bạn. Đừng mặc trang phục quá tự do hay khiêu khích như trong các buổi tiệc tối. Rõ ràng là luôn có những trường hợp ngoại lệ, chẳng hạn như một số văn phòng cho phép một số nhân viên nữ mặc áo đầm hay váy ngày thoải mái hơn để quyên tiền cho tổ chức từ thiện, vv. Tuy nhiên, ngay cả đối với những người làm việc ở văn phòng cũng thường khá thoải mái, họ mặc một số trang phục phù hợp với tính chất công việc nên được sử dụng khi tương tác với khách hàng, tìm kiếm các giao dịch quan trọng và những tình huống rất chuyên nghiệp khác thay vì mặc đồng phục.

giao-tiep-noi-congso

4. Tránh xa những tin đồn. Tin đồn văn phòng có thể có hoặc không gây phá vỡ sự nghiệp của bạn, nhưng nó có thể gây ra rất nhiều căng thẳng không cần thiết mà bạn phải tránh bằng mọi giá. Bạn không muốn một người nào đó nói xấu về bạn và họ lại trở thành những người tiếp theo là đối tượng của những người khác. Trong một số trường hợp, nếu nguồn của một số tin đồn độc hại từ trên trời rơi xuống với bạn, công việc của bạn có thể bị đe dọa. Hạn chế bình luận của bạn về đồng nghiệp, chỉ nói những người tích cực và những điều tích cực. Tin đồn văn phòng có thể lan nhanh hơn so với tốc độ của sét; bất cứ điều gì tiêu cực mà bạn nói sẽ được những người xung quanh đồn thổi đồng thời có thể phản ánh sự yếu kém của bạn, hoặc có thể dán nhãn cho bạn như những tin đồn công ty. Bạn có thể nghe lỏm cuộc đối thoại của những người khác. Sau đó thì tốt nhất là bạn nên quên luôn nó đi và không đề cập đến những gì bạn đã nghe lỏm được và chắc chắn không thêm lời khuyên của riêng bạn.

5. Hỏi trước khi mượn. Nếu bạn đang có quan hệ tốt với đồng nghiệp của bạn thì cũng không phải là một ngoại lệ. Vâng, sự thật của vấn đề là tất cả mọi người đều sẽ khó chịu khi bạn không thèm hỏi mượn mà ngang nhiên sử dụng đồ của họ dù bạn có là đồng nghiệp tốt đi chăng nữa. Điều bắt buộc đầu tiên là bạn hỏivà sau đó mượn. Thái độ này của bạn sẽ đảm bảo rằng mọi người cũng đối xử như vậy với những thứ của bạn và nó sẽ luôn xuất hiện trên bàn làm việc của bạn ngay khi họ sử dụng xong đồng thời thể hiện sự tôn trọng của bạn đối với họ.Nếu có một số mặt hàng mà luôn luôn cần thiết thì nên có một vị trí trung tâm dễ dàng nhìn thấy để cho mọi người cùng sử dụng chung tránh những tình huống khó xửcho tất cả mọi người. Ví dụ, một vị trí trung tâm để đóng ghim, dán và bao bọc là một ý tưởng tốt nếu có ai đó có ý định giữ cho riêng mình và luôn ở chỗ của họ.

6. Luôn luôn nói xin vui lòng và cảm ơn. Một vài lời tốt đẹp có thể làm cho tâm trạng của bạn cũng như mọi người trong văn phòng cảm thấy vui vẻ và tràn đầy năng lượng. Khi bạn vượt qua các đồng nghiệp trong hành lang và người này không phải là đặc biệt bạn bè của bạn, hãy mỉm cười gật. Điều đó khiến họ nghĩ rằng họ đang tồn tại. Bạn không cần phải chạy qua và ôm họ, chỉ cần chào hỏi là đã đủ lắm rồi. Chào mọi người ở khu vực xung quanh của bạn và những người bạn gặp trên đường khi bạn đi làm vào mỗi buổi sáng. Một thói quen xấu là một số người đến công ty và họ chỉ chăm chăm lao vào chỗ làm việc của họ, chẳng thèm để ý tới ai. Đó là hành động thô lỗ và nó sẽ không thu hút bất kỳ ưu đãi từ người khác đến với bạn. Để ý cách sử dụng ngôn ngữ của bạn. Khi tương tác với những người khác tại văn phòng hãy nhớ rằng một số lời nói dù vô tình nhưng đã làm tổn thương người khác mà bạn không hề biết. Cũng hạn chế nô đùa quá trớn đối với một vài vấn đề của người khác.

7. Đừng liên tục ngắt lời người khác. Làm như vậy sẽ cho thấy rằng thời gian hoặc ý kiến của bạn là quan trọng hơn họ. Nếu đồng nghiệp của bạn trao đổi trên điện thoại nhưng bạn cần phải đặt một câu hỏi thì hãy hỏi ngay lúc người ta dừng nói. Nếu là nói chuyện trực tiếp thì bạn nên nói nhỏ với họ rằng bạn cần họ cho một phút (hoặc để lại một ghi chú nhanh ở phía trước của họ) và yêu cầu họ gọi cho bạn hoặc trao đổi lại với bạn khi họ có thời gian. Nếu đồng nghiệp của bạn đang có một cuộc trò chuyện công việc liên quan thì không làm gián đoạn, bạn nên chờ đợi cho họ kết thúc rồi mới bắt đầu việc của mình.

8. Không được gây tiếng ồn. Đối với những người làm việc chung với nhau không có phòng riêng thì các khiếu nại thường xuyên nhất là về tiếng ồn từ những người khác trong môi trường làm việc. Giữ yên lặng phải là một ưu tiên trong tất cả các tương tác công việc. Cho dù bạn đang trên điện thoại hoặc nói chuyện với một đồng nghiệp, tránh gây tiếng ồn. Sử dụng điện thoại hoặc tai nghe của bạn – không phải là loa ngoài – để thực hiện tất cả các cuộc gọi, trừ khi bạn đang đằng sau cánh cửa đóng kín. Nếu bạn đã nhận được một cuộc gọi trên điện thoại di động của bạn, cách tốt nhất là bạn đi bộ xuống hành lang hoặc ra cầu thang thoát hiểm để thực hiện cuộc gọi nếu bạn đang có khả năng để làm phiền người khác . Đặc biệt khuyến khích nếu đó là một cuộc gọi cá nhân, riêng tư không liên quan gì đến công việc của bạn bởi điều này đôi khi làm sếp của bạn khó chịu hay có những suy nghĩ không tốt về bạn. Tắt điện thoại di động cá nhân của bạn trong giờ làm việc; sử dụng tính năng rung của nó nếu bạn cần sử dụng nó. Tránh thực hiên các cuộc gọi cá nhân tại máy trạm của bạn; đồng nghiệp của bạn không cần phải biết rằng người giúp việc của bạn cần phải mua một cân thịt. Nếu bạn nghe đài hoặc nhạc, giữ nó ở mức thấp hoặc đeo tai nghe. Hãy đặc biệt yên tĩnh trong khu vực nơi các đồng nghiệp đang trong cuộc gọi kinh doanh hoặc trong các cuộc trò chuyện với các đồng nghiệp khác. Không tham gia vào các cuộc trò chuyện dài trong không gian văn phòng chia sẻ; nếu một chủ đề đòi hỏi nhiều hơn một vài phút thảo luận, tìm một phòng hội nghị để tránh mất tập trung của bạn đồng nghiệp.

9. Hãy bảo mật thông tin của mình cũng như của những người khác. Đừng đọc fax, email, thư hoặc máy tính màn hình của người khác. Nếu bạn cần phải thảo luận bất cứ điều gì nhạy cảm hay riêng với một đồng nghiệp khác, tìm một căn phòng nơi bạn có thể đóng cửa lại và không ai có thể nghe lỏm của bạn. Vấn đề cá nhân và đánh giá hiệu quả công việc không dành cho những đôi tai của bất cứ ai khác hơn là người nhận. Chỉ sử dụng một chiếc điện thoại loa đằng sau cánh cửa đóng kín. Khi làm việc trong các khu vực mở, sử dụng điện thoại hoặc tai nghe của bạn cho tất cả các cuộc gọi

10. Tránh trở thành một nguồn gây mùi hôi. Ăn thức ăn có mùi tại bàn của bạn,mùi giày hoặc mùi nước hoa của bạn có thể khiến rất nhiều người khó chịu. Không ai muốn ngửi mùi chân của bạn cả, và cũng không ai muốn ngửi mùi thức ăn nồng nặc trong một căn phòng dùng máy lạnh đóng kín. Bạn nên ra ngoài tận hưởng bữa trưa cùng với không khí trong lành hơn là ăn không ngon miệng đồng thời còn gây khó chịu cho đồng nghiệp.

11. Giữ khu vực làm việc của bạn gọn gàng. Cố gắng không để lộn xộn. Một cái tủ lộn xộn hoặc bàn bừa bộn cho thấy bạn đang có sự bối rối trong lòng và rằng bạn đang không rõ ràng về bản thân. Ngoài ra, nó có thể phản ánh cá tính của bạn hay cuộc sống cá nhân ở nhà. Vì vậy, đừng để mọi người nghĩ rằng bạn luôn luôn là một người thiếu tổ chức và vô kỷ luật. Giữ góc làm việc của bạn gọn gàng và trang trí với vật liệu có liên quan, ví dụ, một số bảng xếp hạng hoặc bài viết, khung ảnh cá nhân, gia đình nho nhỏ… Đừng quá tải không gian như thể đó là một góc của nhà sưu tập. Quá nhiều vật dụng riêng tư cũng khiến cho người khác nghĩ rằng bạn đang quá chú tâm vào việc riêng không chăm lo cho công việc của mình. Đừng nghĩ rằng sẽ có một đồng nghiệp nào đó sẵn sàng giúp bạn dọn dẹp mọi thứ như mẹ bạn đang làm ở nhà.

Hữu ích hãy share bạn nha!
Không có phản hồi

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *

Website này sử dụng Akismet để hạn chế spam. Tìm hiểu bình luận của bạn được duyệt như thế nào.

Kỹ năng mềm
Công thức giúp bạn thành công trên sự nghiệp

Gửi bạn bài viết rất hay về quy luật 4-2-72-21. Rất đơn giản mà cực kỳ hiệu quả giúp bạn giải quyết được khá nhiều việc trong cuộc sống mà mình vẫn luôn nghĩ là ‘quá bận rộn’. 4 GIÂY – 2 PHÚT – 72 GIỜ VÀ 21 NGÀY: CÔNG …

Kỹ năng mềm
1
Kỹ năng xây dựng thời gian biểu hiệu quả

Những kiến thức trong bài này sẽ giúp bạn xóa tan những nỗi lo lắng về việc lên kế hoạch và thời gian biểu học tập của mình. Đây chính xác là những kỹ năng xây dựng thời gian biểu hiệu quả mà  hàng ngàn bạn học sinh bước đầu tiên …

Kỹ năng mềm
Khám phá độ stress chỉ qua 2 bức hình

Stress là vốn tình trạng căng thẳng thần kinh khi một người thường xuyên phải chịu áp lực hoặc làm việc quá tải trong một khoảng thời gian dài. Vấn đề đáng báo động hiện nay đó là những người bị stress thường không nhận thức được mức độ nặng …